Homeoffice: Welche Kosten übernimmt der Arbeitgeber?
Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeitet jeder vierte überwiegend im Homeoffice und auch in den nächsten Jahren wird wohl vermehrt im „Homeoffice“ gearbeitet. Dabei stellt sich manchen Arbeitnehmern die Frage: Welche Kosten trägt eigentlich der Arbeitgeber? Muss dieser nur die Arbeitsmaterialien wie Arbeitslaptop, Headset und Webcam kaufen? Hat der Arbeitnehmer auch einen Anspruch auf Bereitstellung von ergonomischen Büromöbeln oder kann er sogar die Kosten für erhöhten Energieverbrauch und Internetkosten erstatten lassen?
Bei der Frage, welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt ist vor allem zwischen den Begriffen Telearbeit und mobile Arbeit zu unterscheiden, für die oft synonym der Begriff „Homeoffice“ verwendet wird.
Unter Telearbeit versteht man das klassische Homeoffice. Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze außerhalb des Betriebs, (meist) in den privaten Räumen des Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine wöchentliche Arbeitszeit festgelegt hat, § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Der Arbeitgeber hat laut ArbStättV die Verpflichtung die notwendigen Arbeitsmittel und Mobiliar zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus hat der Arbeitgeber die Sicherheit und den Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers sicherstellen: Der Telearbeitsplatz muss unter anderem räumlich groß genug sein, eine gute Beleuchtung besitzen und Büromöbel sollten ergonomisch angepasst sein (Anhang 6 der ArbStättV). Daher kann der Arbeitnehmer auch die Bereitstellung von angepassten Bürostühlen oder höhenverstellbaren Schreibtischen verlangen. Nutzt der Arbeitnehmer seinen eigenen Schreibtisch oder Computer, kann er von dem Arbeitgeber einen Aufwendungsersatz nach § 670 BGB verlangen.
Unter mobiler Arbeit ist die durch Zurverfügungstellung von mobilen Endgeräten eingeräumte Möglichkeit des Arbeitnehmers, die Arbeitsleistung an einem anderen Ort außerhalb des Betriebs zu erbringen, zu verstehen. Dieser Ort kann zu Hause sein oder auf Reisen, jedoch muss die Arbeitsleistung anders als beim Telearbeitsplatz nicht von einem bestimmten Ort erbracht werden. Die vorübergehende Möglichkeit im Zuge der Corona-Pandemie von zu Hause zu arbeiten erfüllt selten die Voraussetzungen der Telearbeit und meist die der mobilen Arbeit. Daher finden die Bestimmungen der ArbStättV keine Anwendung auf das mobile Arbeiten. Der Arbeitgeber trägt auch hier grundsätzlich die Kosten für die Anschaffung der erforderlichen Arbeitsmaterialien und mobilen Endgeräten wie Arbeitslaptop und Webcam. Schafft der Arbeitnehmer diese selbst an, kann er auch hier einen Aufwendungsanspruch nach § 670 BGB verlangen. Ein weitergehender Anspruch auf Ausstattung des mobilen Arbeitsplatzes ist grundsätzlich jedoch nicht gegeben.
Für die Erstattung der monatlichen Mehrkosten an Strom, Wasser und Internet gilt grundsätzlich, dass der Arbeitnehmer eine solche fixe monatliche Kostenpauschale nur verlangen kann, wenn der Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz in den Firmenräumen oder externen Büroräumen zur Verfügung stellen kann und der Arbeitnehmer daher gezwungen ist, von zu Hause aus zu arbeiten. Im klassischen pandemiebedingten Homeoffice ist diese Möglichkeit nur in Einzelfällen gegeben und sollte mit dem Arbeitgeber im Vorhinein vereinbart werden. In den meisten Fällen wird dieser Mehraufwand jedoch durch den Lohn abgegolten werden. Grundsätzlich ist daher zu empfehlen, die wichtigsten Punkte des Homeoffice mit dem Arbeitgeber vorher abzuklären und schriftlich festzuhalten. Dazu gehören zum einen etwaige Kosten für den Arbeitsplatz, als auch die Arbeits- und Pausenzeiten, sowie die Erreichbarkeit am Arbeitsplatz.
Gern beraten wie Sie umfassend zu Themen des Arbeitsrechts.